کاربرد برنامه مدیریت پروژه انلاین توسط طراح گرافیک دورکار در ارتباط با کارفرما

شاید برای شما هم به عنوان یک تولید کننده محتوای دورکار یا طراح گرافیک دورکار پیش آمده باشد که بارها برای انجام کارهای محول شده به شما، سراغ ایمیلی که کارفرما در ابتدای شروع کار به شما ارسال کرده است بروید و همه چیز را از ایمیل خود پیگیری کنید.

البته این کار به سادگی گفته‌های ما نیست. معمولاً برای پیدا کردن ایمیل کارفرما اگر «برچسب‌گذاری» یا «ستاره‌دار کردن» را فراموش کرده باشید، می‌بایست از میان هزاران ایمیل نخوانده و تبلیغات، آن را پیدا کنید.

اگر خوش‌شانس باشید به جای ایمیل باید فایل‌های داخل پوشه دانلود خود را زیر و رو کنید تا بتوانید اکسل یا فایل گرافیکی که کارفرما یا همکارتان برای شما ارسال کرده است را دوباره پیدا کنید. متأسفانه این کار برای همه فریلنسرها و کسانی که تازه وارد دنیای آزادکاری هستند تا زمانی که بتوانند به شیوه‌های نوین مدیریت وظایف آشنایی نداشته باشند، تکرار می‌شود. هرچند باید گفت که فقط فریلنسرها دچار این مشکل نیستند و اغلب کسانی که وظایف خاصی در طول روز به آن‌ها سپرده می‌شود، ممکن است درگیر بی‌نظمی و عدم مدیریت وظایف شوند.

امروز در پارس فریلنسر به سراغ شیوه‌های نوین و مدرن مدیریت و ارتباط با کارفرما و همچنین اداره وظایف خود به شکل امروزی‌تر و سازمان‌دهی منظم‌تر خواهیم پرداخت تا شما زمان بیشتر برای کار بیشتر و درامد بهتر از فریلنسینگ داشته باشید. تجربه نشان داده است که هرچه منظم‌تر کار کنید، زمان بیشتری برای کارفرماها خواهید داشت؛ بنابراین مقاله امروز پارس فریلنسر را با جدیت بخوانید.

گام اول: خود را مدیریت کن

قبل از اینکه وظایف محول شده از سوی کارفرما را مدیریت کنید، می‌بایست خودتان را سر و سامان بدهید. منظورمان از خودتان می‌تواند محیط کارتان در خانه، فایل‌های روی کامپیوتر شخصی، لوازم و ابزار لازم برای کار و همچنین زمان کافی برای انجام کار باشد. ما در مورد محیط کار مناسب برای فریلنسر و آماده‌سازی آن قبلاً صحبت کرده‌ایم و اکنون در مورد نظم دادن به فایل‌های داخل فضاهای ذخیره اطلاعاتی صحبت خواهیم کرد.

به طور معمول اگر یک فریلنسر قدیمی باشید، کامپیوتر شما پر از فایل و پروژه‌های انجام شده، ناقص یا در دست تکمیل است. به غیر از کامپیوتر، هارد جانبی شما نیز شامل این اطلاعات می‌شود. اگر نظم خاصی در ذخیره اطلاعات روی این دو مورد دارید، بهتر است به سراغ مطالعه بخش بعدی مقاله بروید وگرنه همراه ما باشید تا نکاتی در مورد نظم شخصی را با هم مرور کنیم. دلیل پافشاری ما به این نظم چیست؟

چرا باید فایل‌ها منظم باشند؟

با پیشرفت در زمینه دورکاری به عنوان یک تولید کننده محتوا فریلنسر یا طراح گرافیک دورکار رزومه شما قوی‌تر می‌شود. برای به‌روزرسانی رزومه و پورتفولیو خود نیاز به مدارکی از پروژه‌های موفق خود دارد. این قسمت برای طراح گرافیک فریلنسر از اهمیت بیشتری برخوردار است، چرا که کپی رایتر یا تولید کننده محتوا معمولاً نشانه‌هایی به صورت پروفایل یا مقاله منتشر شده در اینترنت دارد؛ اما برای یک طراح گرافیک دورکار همه چیز در کامپیوتر شخصی ذخیره شده است.

معمولاً از روی بی‌حوصلگی یا کم‌توجهی، فایل‌های نهایی پروژه با عناوینی به مانند lMG0304928d ذخیره می‌شوند. پس از گذشت چند هفته شما برای تکمیل پورتفولیو خود و پیدا کردن نمونه کار نهایی دچار مشکل خواهید شد. راهکار ساده این است که فایل‌ها را با اسم پروژه و نامی آشنا ذخیره کنید تا به راحتی توانایی بازیابی داشته باشید. این نمونه ساده از مشکلاتی بود که با عدم مدیریت درست اسناد و اطلاعات ذخیره شده روی هارد کامپیوتر با آن مواجه می‌شود.

روش‌های مدیریت اسناد

قبل از هر کاری، می‌بایست چند نکته در مورد مدیریت فایل‌های گرافیکی و اسناد مهم کاری روی هارد باید انجام دهید:

• همیشه بک آپی از اطلاعات خود را به عنوان پشتیبان در جایی دیگر به جز هارد کامپیوتر خود داشته باشید. ممکن است طی یک اتفاق ناگوار، هر آنچه که در طول یک سال به عنوان رزومه و کار موفق داشته‌اید از بین برود. بکآپ را جایی متفاوت از فایل‌های اصلی نگهداری کنید.
• قبل از جابجایی اسناد و انتقال آن‌ها به جایی دیگر، متد و قانونی برای نام‌گذاری و نگهداری از فایل‌های خود انتخاب کنید. با این کار ذخیره فایل‌ها در طول زمان به خودی خود می‌تواند هدفمند و با نظم صورت گیرد.
• نام‌گذاری‌های جدید برای ذخیره اطلاعات و همچنین سازمان‌دهی آن‌ها را به حدی کوتاه انتخاب نکنید که برای همیشه از یادتان فراموش شود. بهترین روش نام‌گذاری، اسامی پروژه یا تاریخ انجام آن است. حتی می‌توانید برای هر کارفرما پوشه‌ای جداگانه ایجاد و اسناد را در آن ذخیره کنید.

کار خود را با انتخاب محلی فایل‌ها قرار است ذخیره شود آغاز کنید. بهترین مکان برای ذخیره اطلاعات به جز هارد کامپیوتر روی فضای ابری به مانند درآپ باکس Dropbox است. هر بار که فایلی را ذخیره می‌کنید، همان فایل را روی دراپ باکس نیز آپلود کنید. در انتخاب نام فایل یا پوشه، می‌توانید هر آنچه که کلیت فایل‌های داخلی را در بر می‌گیرد برگزینید، به مانند نام پروژه یا رزومه کاری. در ادامه هر آنچه که مربوط به پوشه یا اسامی نام‌گذاری شده است را به داخل آن‌ها انتقال دهید. این کار ممکن است از شما زمان زیادی بگیرد، اما مطمئن باشید سود فراوانی دارد. دقت کنید که همه این کارها را در دراپ باکس یا هر جای دیگر که کپی فایل‌ها را ذخیره می‌کنید نیز تکرار کنید.

گام دوم: مدیریت پروژه و ارتباط با مشتری یا کارفرما

اگر مهارت لازم برای مرتب کردن اسناد را روی کامپیوتر شخصی خود به همراه آماده‌سازی محیط کاری را فرا گرفته باشید، مطمئن زمان آن رسیده است که مدیریت کار خود به عنوان یک فریلنسر را یک قدم جلوتر پیش ببرید و انجام پروژه و ارتباط با مشتریان و کارفرمایان را برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنید. این کار نه تنها به شما کمک خواهد که در کسب و کار خود موفق‌تر باشید به کارفرمایان نشان خواهد داد که با یک کارگذار کاملاً حرفه‌ای و زمان‌شناس طرف هستند. یک وجهه داری مناسب می‌تواند موفقیت‌های زیادی برای شما به ارمغان بیاورد.

دو دسته ابزار وجود دارد که شما از طریق آن می‌توانید پروژه‌های محول شده و همچنین ارتباط با کارفرمای خود را کنترل کرده و سازمان‌دهی کنید. برخی دوست دارند از تک ابزار که می‌تواند جای هر دو را پر کند استفاده کنند و برخی دوست دارند هم‌زمان از هر دو ابزار به نسبت‌های مختلف بهره بگیرند. اختیار با شماست که چگونه دوست داشته باشید کارهای روزانه و ارتباط با کارفرما را مدیریت کنید. در ادامه ما به معرفی این دو ابزار کارآمد خواهیم پرداخت.

ابزار مدیریتی اول: نرم‌افزار و اپلیکیشن های مدیریت پروژه

اگر شما فریلنسری فعال باشید و به عنوان یک طراح دورکار با چند کارفرما هم‌زمان مشغول کار و انجام پروژه‌های متعدد باشید، باید آنچه که کارفرماهای مختلف به شما سپرده‌اند را ریز به ریز پیگیری و انجام دهید و به انها در مورد پیشرفت کار گزارش دهید. مطالب ما مخصوص طراح گرافیک نیست. کپی رایتر و تولید کننده محتوا دورکاری که بایست هر روز تعدادی مقاله را نگارش و روی سایت منتشر کند، می‌بایست از مقاله‌های نوشته شده و باقی مانده مطلع باشد.

مراجعه هر بار به پنل و نظارت روی هرکدام از مطالب یا گشتن در میان همه مطالب منتشر شده می‌تواند راه‌حل باشد اما مسلماً راه‌حل ایده الی نیست. خوشبختانه پلتفرم‌های متعددی در زمینه مدیریت پروژه مخصوص گروه‌های دورکاری و افرادی که نیاز به برنامه‌ریزی در انجام کارهای فازی دارند، توسعه داده شده است.

از جمله بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه که می‌توانید به سادگی خودتان را با آن تطبیق دهید دو نرم‌افزار Trello و Asana است. با وجود اینکه هر دو نرم‌افزار برای یک هدف ساخته شده‌اند اما تفاوت‌های زیادی در ساختار و همچنین رابط کاربری دارند. تنها زمانی می‌توانید یکی را بر دیگری برتری دهید که از هر دو آن‌ها استفاده کنید و ما قصد بیان برتری یکی بر دیگری را نداریم.

اگر از دراپ باکس یا گوگل درایو برای ذخیره داده و اطلاعات استفاده می‌کنید، خوشبختانه به راحتی می‌توانید آن‌ها را با ترلو یا آسنا هماهنگ کنید تا مدیریت بهتری روی فایل‌ها خود داشته باشید. ترلو برای کارفرمایان ایرانی بیشتر از آسنا شناخته شده است.

معرفی نرم‌افزار Asena

ابزار Asana در واقع یک برنامه برای بررسی و پیگیری کار‌های تیمی است که به تیم برای به پایان رساندن و گرفتن سریع‌تر نتایج کمک می‌کند. Asana با اپلیکیشن های مهم دیگری که در همین مقاله هم معرفی شده‌اند همچون دراپ باکس و گوگل درایو پیوستگی و هماهنگی کامل دارد تا تیم‌ها بتوانند وظایف، پروژه‌ها، ملاقات و جلسات خود را با آن هماهنگ کنند تا همه‌ی کار‌ها در موعد مقرر انجام شود. کمپانی سازنده می‌گوید هرماه ۱۰٫۰۰۰ تیم کار خود را با Asana شروع می‌کنند.

معرفی نرم‌افزار Trello

یکی دیگر از ابزار‌های مدیریت و پیگیری روند کار‌های تیمی ترلو است که تقریباً همه ابزار لازم برای مدیریت موفق یک پروژه را در اختیار شما می‌گذارد. ترلو به راحتی اجازه می‌دهد شما پروژه‌ها مختلف را بر اساس دارنده، دسته یا برنامه‌ریزی مدیریت و مرتب کنید.

ابزار مدیریتی دوم: مدیریت ارتباط با مشتری یا کارفرما

برای فریلنسر، مشتری همان کارفرما است. سی ام آر یا مدیریت ارتباط با مشتری تعریف ان چنان دقیقی ندارد ولی هدف بزرگی را در شرکت‌های معروف دنبال می‌کند. برای آشنایی شما با این مفهوم توجهتان را به تعریف آن از منظر چند شرکت نام آشنا جلب می‌کنیم.

توماس سیبل، مالک سیبل سیستم در مورد CRM می‌گوید:

مدیریت ارتباط با مشتری، راهی برای تشخیص و تعیین هویت مشتریان، جذب و نگهداری آنان است.

مایکروسافت کمی تکنولوژی به تعریف CRM اضافه کرده است:

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM، نرم‌افزاری است که با هدف اتوماسیون فعالیت‌های فروش و بازاریابی و نیز مدیریت فعالیت‌های مرتبط با فروش و خدمات در داخل یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سایت CIO در مورد CRM نوشته است که:

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM یک استراتژی برای شناخت بهتر نیازها و رفتار مشتریان با هدف توسعه و استحکام بیشتر روابط با آنان است.

اما در نهایت می‌توانیم به گفته فرانسیس باتل یکی از بزرگان حوزه مدیریت ارتباط با مشتری استناد کنیم:

 CRM تعریف مشخصی ندارد. هر کسی آن را به شکلی تعریف کرده است. حتی بر سر اینکه CRM مخفف چیست هم قطعیت کامل وجود ندارد و بعضی‌ها آن را مخفف Customer Relationship Marketing می‌دانند؛ اما چیزی که مهم‌تر است این است که مدیریت ارتباط با مشتری به چهار شکل کاملاً متفاوت مورد توجه قرار گرفته است: استراتژیک، عملیاتی، تحلیلی و تعاملی.

برای مدیریت ارتباط با کارفرمای خود شما را به استفاده از نرم‌افزارهایی به مانند Dubsado، Basecamp و ActiveCollab توصیه می‌کنیم. هر کدام از این نرم‌افزارها سادگی و پیچیدگی‌های مخصوص به خود را دارند و به مانند پلتفرم‌های مدیریت پروژه بستگی به میزان انعطاف‌پذیری شما می‌توانند کارایی‌ متفاوتی داشته باشند.

شروع برنامه‌ریزی

حال که با نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه و ارتباط با کارفرمای خود آشنا شدید و به مقدار زیادی توانسته‌اید که فایل‌های داخل کامپیوتر خود را سازمان‌دهی کنید بهتر است دست به کار شوید و برنامه‌ریزی کنید. از بین نرم‌افزارهای گفته شده یکی را انتخاب کنید. برخی از آن‌ها کاملاً گرافیکی و برخی دیگر فقط متن هستند. برای موفقیت در برنامه‌ریزی باید از صفر شروع کنید.

بر اساس نوع نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید، می‌توانید وظایف و روند انجام پروژه را به صورت چند مرحله‌ای مشخص کنید. برای مثال به عنوان یک طراح گرافیکی، برای انجام یک پروژه طراحی بنر نیاز به تصویر خام، نیاز به نصب نرم‌افزار فتوشاپ، دانلود ابزارهای مورد نیاز، عکاسی از سوژه خاص، صحبت کردن با کارفرما در خصوص ویژگی‌های تصویر و بسیاری از موارد دیگر دارید. هر کدام از این مراحل را به عنوان یک وظیفه یا تسک (Task) در نرم‌افزاری انتخابی خود ایجاد کنید.

سپس به جزئیات بپردازید. برای مثال برای دانلود عکس باید از چه سایتی استفاده کنید یا برای عکاسی چه فضا یا دوربینی لازم دارید. همچنین زمان پایان یا Deadline ای برای انجام کار تعریف و خودتان را محدود به انجام پروژه در زمان خاص کنید. در نرم‌افزاری به مانند ترلو شما می‌توانید بر اساس رنگ‌بندی‌های متفاوت ضرورت و اولویت انجام وظایف را نیز مشخص کنید.

زمانی که مدیریت کافی روی قسمت‌های مختلف پروژه انجام دادید، می‌توانید کار خود را با عضو کردن کارفرمای خود در یکی از برنامه های مدیریت پروژه یا ارتباط با مشتری شروع کنید. با اتمام هر قسمت از پروژه، آن را از روی نرم‌افزار حذف یا به قسمت «انجام شده» انتقال دهید تا کارفرما در جریان پیشرفت پروژه قرار داشته باشد. به همین سادگی می توانید خود را از ارائه گزارش های روزانه و ایمیل زدن های طولانی خلاص کنید.