اشتباهات رایج در زمان استخدام کارمندان دورکار که باید از آنها اجتناب کنید./ بخش دوم

در بخش اول این مقاله به چهار نکتۀ مهمی اشاره کردیم که توجه به آنها در زمان استخدام کارمندان دورکار ضروری است. در این مقاله نیز قصد داریم نکات مهم و کاربردی دیگری را در این زمینه مطرح کنیم.

در زمان استخدام کارمندان دورکار این اشتباهات را نکنید.

5. صحبت نکردن دربارۀ اصول ارتباطی حاکم در شرکت

تا چند وقت پیش مردم فکر می‌کردند که دورکاری به معنای کار نکردن یا خیلی ساده‌تر و کمتر از دیگران کار کردن است. اما مطالعات جدید این فرضیه را رد کرده‌اند. براساس تازه‌ترین پژوهش‌ها، کارمندان دورکار ساعت‌ها و روزهای بیشتری را در مقایسه با همکاران حضوری خود به انجام دادن وظایف شغلی‌شان اختصاص می‌دهند. نیروهای دورکار دوست دارند که ساعت‌های بیشتری را مشغول کارشان باشند، زیرا از نظر عاطفی، فیزیکی و بصری، محیط کار آنها با زندگی شخصی و خانه‌شان در هم تنیده شده است. لپ تاپ این کارمندان یا روی میزتحریر خودشان و میز آشپزخانه و یا در دفتری قرار دارد که تنها چند قدم با آنها فاصله دارد.

ادغام کار و زندگی شخصی موجب می‌شود که افراد دورکار مثلاً ایمیل‌هایشان را خارج از ساعت اداری و شب هنگام بعد از شام و در حالی که روی مبل خانۀ خود دراز کشیده‌اند چک کنند. در این حالت هیچ مانع ذهنی یا عاطفی بین کار و زندگی شخصی کارمند وجود ندارد. بنابراین افرادی که از خانه کار می‌کنند، کمتر از نیروهای شغلی حضوری، از کارافتادگی و فرسودگی شغلی را تجربه خواهند کرد. در نتیجه میزان بهره‌وری شغلی و درآمد و گردش مالی‌شان نیز بیشتر می‌شود.

انتظاراتی را که از کارمند دورکار خود دارید، به صورت دقیق و واضح با او در میان بگذارید. به عنوان مثال می‌توانید دربارۀ این موارد با آنها صحبت کنید:

• ایمیل‌ها و پیام‌های فوری باید در چه ساعت‌هایی پاسخ داده شوند.
• چه زمان‌هایی برای تماس گرفتن بهتر است.
• چه زمان‌هایی مجاز هستند که برای شما پیام بفرستند.

6. ایجاد نکردن فرایندهای آموزشی

وقتی کارمندی شروع به کار می‌کند، باید فرایندها، ابزارها، جزئیات شغلی و فرهنگ شرکت جدید را بیاموزد و این کار معمولاٌ به زمان نسبتاً زیادی نیاز دارد. این فرایند ممکن است برای نیروهای دورکار سخت‌تر باشد و به فرصت بیشتری برای مسلط شدن به فضای سازمان نیاز داشته باشند. زیرا این افراد نمی‌توانند به سراغ کسی بروند و سؤالاتشان را از او بپرسند.

می‌توانید با گنجاندن آموزش به عنوان بخشی از فرآیند پرورش نیروهای دورکار و همکاری با آنها، خروجی بهتری از کارشان دریافت کنید. این کار را می‌توانید به دو صورت انجام دهید:

هم‌زمان

آموزش‌های هم‌زمان می‌توانند به صورت انفرادی برگزار شوند. در این شیوه معمولاً شما از یک کارمند با تجربۀ خود می‌خواهید که استفاده از ایزارها و نحوۀ همکاری و تعامل اصولی با سازمان را به نیروهای جدید دورکار آموزش دهد. این کار ممکن است به صورت آنلاین و یا حضوری و از سوی یک مربی برگزار شود.

غیر هم‌زمان

در این شیوه آموزش معمولاً خودش مسیرش را تعیین می‌کند و بهه کارمندان دورکار این امکان را می‌دهد که با سرعتی که برای خودشان مناسب‌تر است آموزش ببینند؛ مانند اغلب دوره‌های آموزشی الکترونیکی.

7. گفتگو نکردن دربارۀ اینکه دورکاری چگونه می‌تواند بر عملکرد تأثیر بگذارد.

امروزه، افراد زیادی تجربۀ دورکاری داشته‌اند. بسیاری از کارمندان نیز ترجیح می‌دهند دورکار باشند، زیرا این شیوۀ شغلی انعطاف پذیرتر است و آزادی عمل بیشتری به افراد می‌دهد. برخی از افراد هم به دلیل داشتن مشکلات جسمی و پزشکی مجبور به کار از راه دور می‌شوند. اما در این میان تعداد افرادی که فکر می‌کنند دورکاری از نظر عاطفی و ذهنی استرس کمتری دارد هم کم نیست. به همین دلیل این افراد هم قاعدتاً ترجیح می‌دهند از راه دور و به صورت ریموت وظایف شغلی‌شان را انجام دهند.

بنابراین شما با دانستن دلایل تمایل افراد به دورکار بودن، می‌توانید با آنها گفتگو کنید و فشارهای احتمالی بر روی کارمندان خود را کاهش دهید. به عنوان مثال ممکن است یکی از کارمندان به شما بگوید به دلیل بستری بودن پدرش در بیمارستان، تمرکز کافی برای انجام کارهایش را ندارد. در چنین شرایطی شما می‌توانید بخشی از وظایف شغلی او را حذف و به دیگر همکارانش بسپارید و یا پیشنهادهای دیگری برای کم کردن فشار و تنش او انجام دهید.

8. کمک نکردن به کارمندانی که به‌ تازگی دورکاری را تجربه می‌کنند.

احتمالاً با توجه به نکاتی که تا اینجا ذکر شد متوجه شده‌اید مدیریت تیم‌های دورکار به همان اندازه که به رهبری مربوط می‌شود، به فناوری و عملیات نیز وابسته است. ما در ادامه روش‌هایی را برای کمک به کارمندان دورکار ذکر می‌کنیم که به آنها کمک می‌کند در زمان کمتری با تیم شما سازگار و همراه شوند:

آنها را با یک دوست همراه کنید.

اغلب اوقات به کارمندان تازه وارد در زمان کوتاهی اطلاعات زیادی داده می‌شود و سپس او را رها می‌کنند تا همه چیز را با شیوۀ آزمون و خطا و در حین کار یاد بگیرد. این شیوه بسیار طاقت فرساست؛ زیرا اغلب کسانی که به تازگی وارد سیستم و سازمانی می‌شوند، دوست دارند از طرف بقیه حمایت شوند تا احساس ناامیدی، بی‌کفایتی و تنهایی نکنند.

بهتر است با استخدام هر کارمند جدیدی، یکی از نیروهای قدیمی خود را با او همراه کنید تا نکات مورد نیاز را به او یادآوری و اشتباهاتش را تصحیح کند. به این ترتیب و با افزایش ارتباطات دوستانه، روابط بهتر و مستحکم‌تر و حرفه‌ای تری در سازمان شما شکل خواهد گرفت.

نکات مدیریت زمان را به آنها یادآوری کنید.

کارمندان جدید به دلیل اینکه در حال یادگیری هستند، دوست دارند به تمام پیشنهادهای کاری بله بگویند؛ بدون توجه به اینکه واقعاً می‌توانند آن وظیفه را انجام بدهند یا نه. این کار در صورتی که مدیریت نشود، می‌تواند منجر به طولانی شدن کارها و عقب افتادن پروژه‌ها بشود. شما باید به کارمندان دورکار بگویید که وظایف اصلی آنها چیست و انجام چه کارهایی اولویت دارد.

9. نداشتن ابزارهای ارتباطی مناسب با کارمندان دورکار

داشتن ابزار ارتباطی مناسب برای کار از راه دور به اندازۀ دسترسی به اتصال اینترنتی قابل اعتماد حیاتی است. انتخاب ابزارهای مناسب به نیازهای تیم شما بستگی دارد و بهتر است شامل ترکیبی از کانال‌های ارتباطی همزمان و غیر همزمان باشد. ارتباط همزمان در زمان واقعی مانند تماس ویدیویی انجام می شود. ارتباط‌های غیر همزمان نیز ارتباط‌هایی هستند که نیازی به پاسخ فوری ندارند؛ مانند ایمیل.

سخن پایانی

اگر در ابتدای راه استخدام کارمندان دورکار هستید، می‌توانید کار خود را با همکاری با فریلنسرهایی متخصصی که در پارس فریلنسر حضور دارند شروع کنید. برای شروع و سنجش عملکرد فریلنسرها می‌توانید کار را با ثبت پروژه‌های کوچک شروع کنید و در ادامه پروژه‌های سنگین‌تر و بزرگ‌تر را نیز امتحان کنید.

ما در این مقاله سعی کردیم که شما را با تمام چالش‌ها و مسائلی که همکاری با نیروهای دورکار می‌تواند برای سازمانتان داشته باشد آشنا کنیم. اما اجتناب از انجام کارهای اشتباهی که به آنها اشاره شد، متوجه می‌شوید که همکاری با فریلنسرها و کارمندان دورکار نیز اگر به درستی انجام شود، می‌تواند بسیار لذت بخش و حرفه‌ای باشد.