راه‌های بهبود فرهنگ دورکاری و ارزیابی کیفیت آن در شرکت‌ها

دورکاری شرکت‌ها و نیروهایشان و همچنین کمک گرفتن از فریلنسرها برای انجام بعضی از پروژه‌ها فرایندی است که روز به روز رایج‌تر می‌شود. به این ترتیب دیگر لازم نیست تیم‌ها برای انجام وظایفشان فضای فیزیکی یکسانی را اشغال کنند و فرهنگ دورکاری کاملاً جا افتاده است. برای بسیاری از شرکت‌ها، فرهنگ کاری مثبت به تیم‌هایشان کمک می‌کند تا باانگیزه بمانند و همچنین میزان مشارکت کارکنان را ارتقا می‌دهد. اما چگونه می‌توان با ایجاد و تدوین یک فرهنگ دورکاری مناسب، خلاقیت، بهره‌وری و همکاری کارمندان را نیز حفظ کرد و حتی آن را افزایش داد؟ در این راهنما، ما چند استراتژی معرفی می‌کنیم که می‌توانید از آنها برای ایجاد یک محیط عالی برای دورکاری کارمندان خود استفاده کنید. پیاده کردن این اصول، نیازهای کارمندان شما را برآورده و به پیشرفت شرکت شما کمک خواهد کرد.

فرهنگ دورکاری چیست؟

فرهنگ دورکاری شامل انجام وظایف شغلی در جایی غیر از محل کار و نحوۀ تعامل اعضای تیم و سازمان با یکدیگر است. اساساً این پیوند است که آنها را به اهداف، اولویت ها و نگرش های شرکت شما مرتبط می کند. توسعه فرهنگ کار از راه دور برای ایجاد ارتباط بین تیم‌های راه دور بسیار مهم است.

چرا فرهنگ دورکاری مهم است؟

در تیم‌های دورکار، برخی از کارمندان ممکن است خود را جدا از همکاران خود احساس کنند. به همین دلیل هم هست که ایجاد یک فرهنگ مثبت برای دورکاری مهم است. زیرا به چنین کارمندانی کمک می‌کند احساس کنند که بخشی از یک جامعه هستند.

زمانی که کارمندان حس مفید بودن در تیم و سازمان را داشته باشند، بیشتر روی شرکت شما و اهداف آن زمان می‌گذارند و برای انجام کارها انگیزۀ زیادی خواهند داشت. در ادامه به چند مزیت مهم دیگر داشتن فرهنگ دورکاری در سازمان‌ها اشاره شده است:

• به تیم‌ها کمک می‌کند تا احساس کنند به طور مؤثری با یکدیگر ارتباط دارند. همین مسئله موجب می‌شود که افراد انگیزۀ زیادی برای بیشتر و بهتر کار کردن داشته باشند.
• این کار کارمندان را تشویق می‌کند که ایده‌های خود را در یک محیط حمایتی با دیگران نیز به اشتراک بگذارند.
• فرهنگ دورکاری پیوند محکمی بین اعضای تیم ایجاد می‌کند که ارتباط و همکاری را برای آنها آسان‌تر خواهد کرد.

چگونه می‌توان فرهنگ سازمانی دورکاری را ایجاد و حفظ کرد؟

ایجاد یک فرهنگ سازنده برای دورکاری کارمندان در سازمان‌ها نیاز به یک استراتژی ثابت دارد. در بخش‌های بعدی مقاله به مراحلی اشاره خواهیم کرد که می‌توانید برای ایجاد و حفظ این فرهنگ آنها را دنبال کنید. با این کار زندگی شغلی و شخصی کارمندانتان را غنی‌تر می‌کند و عملکرد آنها را بهینه خواهید کرد.

دورکاری و ارزش‌های شرکت را به هم مرتبط کنید.

کارمندان را توجیه کنید که ارزش‌های شرکت شما چیست. ارزش‌های شما در حقیقت هویت کسب و کارتان هستند و تعیین خواهند کرد که چرا و چگونه تجارت کنید. اگر بتوانید اعضای تیم دورکار خود را با ارزش‌هایتان همراه کنید، آنها احساس خواهند کرد که اهداف مشترک زیادی با سازمان شما دارند.

فرض کنید یکی از ارزش‌های شرکت شما این است که «با اعضای تیم با احترام و همدلی رفتار کنید». کارمندی که به صورت حضوری در شرکت شما کار می‌کند، ممکن است زمانی که شخصاً با اعضای تیم تعامل دارد، این ارزش را از برخورد آنها با خود تجربه و احساس کند. اما یک کارمند دورکار به فرصت‌های بیشتری برای مشاهدۀ این ارزش در عمل نیاز خواهد داشت.

بیانیۀ ارزش‌ها، اهداف و چشم‌انداز شرکت خود را در هر فرصتی که پیش می‌آید برای اعضای تیم دورکار خود  بیان کنید. برای مثال می‌توانید در طول جلسات تلفنی‌تان به این مسائل هم اشاره‌ای داشته باشید. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مثل چت ویدئویی در Zoom یا Google Meet به‌عنوان راهی برای اشتراک‌گذاری ایده‌ها و احساس ارتباط بدون هیچ اجباری برای صحبت کردن در طول جلسات مجازی، استفاده کنید.

همچنین می‌توانید برای کارمندان خود نظرسنجی‌های هفتگی ارسال کنید و از آنها بخواهید که یکی از اعضای تیم که در کار خود به ارزش‌های تیم نیز توجه دارد،به شما معرفی کنند. در ادامه می‌توانید از این اعضا با آوردن نامشان در همان ایمیل‌های هفتگی قدردانی و آنها را تشویق کنید.

افراد مناسب را برای دورکاری استخدام کنید.

همۀ افراد دوست ندارند که با تیم‌های دورکار همکاری کنند. برخی افراد فکر می‌کنند که کار کردن از راه دور به معنای تنها کار کردن است. اگر در حال ایجاد یک فرهنگ قوی برای کسب و کار کوچک یا استارتاپ خود هستید، باید افرادی را استخدام کنید که مشتاق باشند تا بخشی از تیم شما را تشکیل دهند.

دورکاری نیاز به اتکا به خود، داشتن مهارت‌های مدیریت زمان و توانایی‌های ارتباطی دارد. برای عملکرد مؤثر بدون نظارت یا راهنمایی حضوری، به طرز فکر صحیح نیاز است. در ادامه چند نکته دربارۀ استخدام کارمندان دورکار با تجربه، مهارت و نگرش متناسب با فرهنگ شرکت شما ذکر شده است.

داشتن مهارت‌های نرم

علاوه بر مهارت‌های فنی، بهتر است کارمندان دورکار مهارت‌های نرمی مانند توانایی برقراری ارتباط مؤثر و کار گروهی را نیز داشته باشند. شما به کارمندانی نیاز دارید که می‌دانند کارشان را چگونه و از کجا شروع کنند.

داشتن تجربۀ دورکاری

به دنبال افرادی باشید که قبلاً به صورت فریلنس یا شرکت‌های دیگر تجربۀ دورکاری را داشته‌اند. وقتی با این افراد مصاحبه می‌کنید، از آنها بپرسید که چگونه مشکلات کاری‌شان را در تیم‌های قبلی دورکارشان به صورت خلاقانه حل کرده‌اند.

افراد مشتاق و با انگیزه را استخدام کنید.

کارمندانی را برای دورکاری استخدام کنید که برای انجام وظایف شغلی‌شان مشتاق باشند. داشتن یک فرهنگ دورکاری پویا، مستلزم آن است که اعضای تیم شما دارای مهارت‌های انسانی و فنی مورد نیاز باشند.

از فریلنسرها کمک بگیرید.

اگر به دنبال جایگزینی برای استخدام کارمندان تمام وقت می‌گردید، پارس فریلنسر مرجعی عالی و کامل برای جذب متخصصان ماهر فریلنس است که می‌توانند نیازهای کسب و کار شما را برآورده کنند. فرآیند پذیرش و استخدام نیروها در شرکت شما باید کاملاً اندیشیده شده و قابل درک باشد. برای استقبال از کارمندان جدید، دوستانه رفتار کنید و به آنها بگویید که از کار کردن با آنها هیجان زده هستید. ساعت مشخصی را تعیین کنید که کارمندان جدید به صورت مجازی با همۀ کسانی که قرار است با نیروهای جدید کار کنند آشنا شوند. بهتر است این اقدامات را نیز انجام دهید:

• به نیروهای دورکار جدید بگویید که هر چند وقت یک بار باید کارهایشان را به شما تحویل دهند. این بازه ممکن است سه ماهه، شش ماهه یا یک ساله باشد. آنها باید به خوبی بدانند که شما از آنها چه توقعات و انتظارهایی دارید. این کار به آنها کمک خواهد کرد که استرس کمتری داشته باشند.

• ممکن است مدتی طول بکشد تا کارمندان دورکار یاد بگیرند که برای حل مسائل مختلف باید با کدام اعضای تیم صحبت کنند. فهرستی از افراد مهم را به آنها بدهید تا بدانند که در چنین مواقعی باید به چه کسانی مراجعه کنند.
• از ابزارهای مناسب برای ارتباط اعضای تیم‌های دورکار با یکدیگر استفاده کنید. این ابزارها می‌توانند به اعضای تیم شما کمک کنند تا ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. برای این کار می‌توانید از برنامه‌ها و نرم‌افزارهایی مثل,Zoom Slack ، skype  و… استفاده کنید.

به صورت دوره‌ای جلسه برگزار کنید.

برای اینکه کارمندان دورکار احساس کنند که با فرهنگ دورکاری سازمان شما همراه هستند، باید با کارمندان دیگر تعامل داشته باشند یا حداقل به صورت مرتب یکدیگر را ببینند. سعی کنید به صورت منظم جلسات مجازی برگزار کنید تا اعضای تیم احساس انزوا نکنند. برخی از مزایای برنامه‌ریزی جلسات برای کارمندان دورکار عبارتند از:

• کارمندان احساس می‌کنند که به یکدیگر نزدیک هستند و اهداف و کارهای مشترکی دارند.
• این جلسات امکان برقراری ارتباط مستقیم بین اعضای تیم دورکار را فراهم می‌کند و به حل تعارضات آنها کمک خواهد کرد.

اما چند وقت یک بار باید این جلسات را برگزار کنید؟ فاصلۀ جلسات به عواملی مانند اهداف جلسه، افراد درگیر و ماهیت سازمان شما بستگی دارد. در ادامه به چند گزینۀ رایج برای برنامه‌ریزی جلسات اشاره شده است.

جلسات روزانه

این جلسات باید کوتاه (بیشتر از 15 دقیقه) و دقیق باشد. هدف از یک جلسۀ روزانه این است که بتوانید خیلی سریع کارهایتان را انجام داده و جلسه را به پایان برسانید که کارمندان بتوانند به سر کار خود برگردند.

جلسات هفتگی

این جلسات طولانی‌تر هستند و معمولاً به ارائۀ گزارش‌های پیشرفت پروژه‌ها، پیش‌بینی‌های بازار و استراتژی‌های تجاری اختصاص داده می‌شوند. تیم شما ممکن است یک جلسۀ هفتگی برای ارزیابی اثربخشی یک کمپین بازاریابی نیز داشته باشد.

جلسات ماهانه

این جلسات معمولاً با هدف ارزیابی کامل عملکرد بخش‌های مختلف در یک شرکت برگزار می‌شوند.

جلسات فصلی یا سالانه

 ‌این نوع جلسات مختص تصمیم‌گیری در سطوح کلان شرکت هستند. خروجی چنین جلساتی می‌تواندمعیاری برای ارزیابی عملکرد شرکت شما در یک دوره زمانی خاص باشد.

با کارمندان دورکار جلسات انفرادی برگزار کنید.

یکی از دشواری‌های دورکاری این است که گرفتن توضیح یا بازخورد از مدیران ممکن است برای کارمند دورکار دشوارتر باشد. به همین دلیل مهم است که با هر یک از کارمندان دورکار خود جلساتی را به‌صورت انفرادی داشته باشید. در طول این جلسات، اعضای تیم می‌توانند دربارۀ پروژه‌های در حال انجام با مدیران خود بحث کنند، سؤالاتی دربارۀ ایده‌هایشان بپرسند و دربارۀ عملکرد خود از مدیران بازخورد بگیرند.

برخی از مزایای جلسات انفرادی یک عبارتند از:

• به شما فرصتی می‌دهد تا اهداف و انتظارات خود را به وضوح با کارمندان دورکار خود مطرح کنید.
• با این کار به آنها نشان می‌دهید که برای حضور و کار آنها در شرکت ارزش قائل هستید.
• در طول این جلسات می‌توانید به مدیران و کارمندان دورکار خود دربارۀ نحوۀ کارشان بازخورد مستقیم بدهید.

نکتۀ مهم:

اعضای تیم خود را نیز تشویق کنید تا با یکدیگر جلساتی انفرادی داشته باشند. این  کار می‌تواند به آنها کمک کند تا روابط کاری قوی‌تری با یکدیگر برقرار کنند و در مورد کار یکدیگر بازخوردهایی داشته باشند.

به اعضای تیم یادآوری کنید که برایشان ارزش قائل هستند.

هیچ کس دوست ندارد احساس کند در جایی که کار می‌کند کم‌ارزش و بی‌اهمیت است. به کارمندان خود نشان دهید که برایتان مهم هستند و از آنها قدردانی کنید. این کار می‌تواند کمک زیادی به حفظ انگیزه و افزایش مشارکت آنها بکند. آنها همچنین باید بدانند که چه زمانی کار خوبی انجام داده‌اند تا بتوانند به انجام آن فعالیت‌ها ادامه دهند. در ادامه به چند راهکار سادهاشاره می‌کنیم که به کمک آنها می‌توانید به کارمندان دورکار خود نشان دهید که برایتان ارزشمند هستند:

• تولدها، سالگردهای کاری یا رویدادهای خاص در زندگی اعضای تیم را جشن بگیرید یا اعلام کنید. این کار را می‌توانید با برگزاری یک جشن مجازی در پلتفرمی مثل zoom انجام دهید.
• وقتی کارمندان یک کار خوب را هم به طور مستقیم و هم در جلسات انجام داده‌اند، از آنها قدردانی کنید.
• ارسال یک کارت تشکر یا ایمیلی به همراه یک هدیۀ کوچک، واقعاً می‌تواند باعث شود کارمندان در پایان یک دورۀ پرمشغلۀ کاری احساس ارزشمندی کنند.
• به آنها هدایایی بدهید که لوگوی شرکت بر روی آن درج شده است. ارسال هدایایی مانند پیراهن و کلاه یا یک ماگ که لوگوی سازمان روی آن درج شده، به کارمندان کمک کند تا با شرکت شما ارتباط بیشتری برقرار کنند.

سخن پایانی

عوامل زیادی برای ساختن فرهنگ دورکاری در سازمان‌ها وجود دارند، اما در میان آنها دادن حس تعلق به اعضای تیم در سازمان برای بهینه کردن عملکرد آنها بسیار مهم است. وقتی کارمندان دورکار نمی‌توانند هر روز در شرکت همکاران خود را ببینند، معمولاً ایجاد ارتباط و دوستی بین آنها دشوارتر خواهد شد. شما می‌توانید با تلاش برای ایجاد و حفظ یک محیط کاری مثبت و پویا برای دورکاری، به کارمندان خود کمک کنید تا ارتباط مؤثرتری با یکدیگر برقرار کنند.

اگر به دنبال فریلنسرهای ماهر و باتجربه‌ای می‌گردید که بتوانید به صورت دورکاری با آنها همکاری کنید، می‌توانید به فهرست فریلنسرهای در پارس فریلنسر مراجعه کنید. در این بخش فریلنسرهای متخصص بسیاری در حوزه‌های گوناگون وجود دارد که می‌توانید با آنها وارد مذاکره شوید و از تخصص و مهارت‌هایشان برای پیشبرد پروژه‌های کاری خود استفاده کنید.