مدیریت پروژه چیست؟/ بخش اول
مهم نیست که در چه حوزه‌ای مشغول به فعالیت هستید. نیاز به مدیریت پروژه و یادگیری اصول آن برای موفقیت شما در تمامی زمینه‌ها ضروری است. این مقاله یک راهنمای کامل برای آشنایی با مفهوم مدیریت پروژه، وظایف مدیر پروژه و معرفی اصول مهمی است که برای موفقیت پروژه‌ها ضروری است.
مدیریت پروژه چیست؟
برای درک مفهوم مدیریت پروژه، ابتدا باید بدانیم که تعریف «پروژه» چیست. پروژه به تمام کارهایی گفته می‌شود که در قرار باشد با هدفی مشخص در یک بازۀ زمانی معین انجام شود. پروژه‌ها آغاز و پایان دارند و باید به یک نتیجۀ نهایی برسند. یک پروژه برای انجام شدن نیازمند افرادی است که دور هم جمع شوند و به‌طور متمرکز روی اهداف آن کار کنند. این هدف می‌تواند تولید یک خدمت یا محصول و یا رسیدن به یک نتیجه و خروجی مشخص باشد.
پروژه‌ها جزو کارهای روزمرۀ یک کسب‌وکار نیستند و برای رسیدن به هدفی خاص طراحی و تعریف می‌شوند. بنابراین ممکن است برای انجام یک پروژه از افرادی بیرون از مجموعه نیز دعوت به همکاری شود.
حال به تعریف مدیریت پروژه بپردازیم. مدیریت پروژه به فرایند آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت روی پروژه برای دستیابی به اهداف آن گفته می‌شود.
اجزای اصلی مدیریت پروژه
مدیریت پروژه به چند مرحله و جزء اصلی تقسیم می‌شود که عبارتند از:
- شناسایی دلایل ضروری بودن انجام پروژه
- تعیین الزامات پروژه که شامل کیفیت تحویل، ارزیابی، منابع و زمان‌بندی است.
- بررسی منطقی بودن سرمایه‌گذاری روی پروژه
- گرفتن موافقت و بودجه از سازمان مربوطه برای آغاز کار
- ایجاد و اجرای طرح مدیریت پروژه
- نظارت بر نحوۀ کار اعضای تیم اختصاص داده شده برای تحویل پروژه
- مدیریت و کاهش خطرات، مسائل و تغییرات احتمالی
- نظارت بر پیشرفت پروژه براساس برنامه‌ها و گام‌های تعیین‌شده برای آن
- مدیریت بودجه پروژه
- توقف فرایند اجرای پروژه در صورت نیاز
چرخۀ عمر پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
هر پروژه آغاز، میانه و پایانی دارد و به این چرخه، چرخۀ عمر پروژه گفته می‌شود. چرخۀ عمر پروژه را می‌توان به 5 قسمت مجرا تقسیم کرد. این تقسیم‌بندی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا کل پروژه را به مراحل کوچک‌تری تقسیم کند و کارهای مربوط به آن را پیش ببرد. 5 بخش اصلی چرخۀ پروژه عبارتند از:
1. شروع پروژه
هدف این مرحله تعریف پروژه است که شامل مواردی مثل هدف پروژه، الزامات و خطرات و چالش‌های آن می‌شود. در این بخش از مدیریت پروژه هدف این است که ثابت شود انجام پروژه امکان‌پذیر و برای ذی‌نفعان آن سودآور است.
2. برنامه‌ریزی برای پروژه
این مرحله شاید جزو مهم‌ترین مراحل مدیریت پروژه باشد. برنامه‌ریزی دقیق برای پروژه مستلزم این است که مدیر پروژه جزئیات و اهداف آن را مشخص کند تا بتوانند الزامات تعیین شده برای پروژه را انجام دهند. در این مرحله KPI ها (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و چالش‌های احتمالی مشخص می‌شود. همچنین اعضای تیم مسئول پروژه نیز با نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان آشنا می‌شوند.
3. اجرای پروژه
این بخش طولانی‌ترین مرحلۀ پروژه است، چون کار روی پروژه به‌صورت عملی آغاز شده است.
4. نظارت و کنترل
این مرحله با مرحلۀ اجرای پروژه هم‌زمان است. مدیر پروژه در این مرحله باید بر روی روند دستورالعمل‌ها و برنامه‌ریزی‌ها و حرکت پروژه در مسیر اهداف و رسیدن به نتایج مطلوب نظارت کند.
5. بسته شدن و تحویل پروژه
این مرحله به ظاهر نشان‌دهندۀ پایان پروژه است، اما وظایف مدیر پروژه در این مرحله تمام نمی‌شود. مدیر پروژه باید نتایج جمع‌بندی پروژه را به کارفرما ارائه کند تا مشخص شود چه بخش‌هایی از کار خوب پیش رفته و احیاناً کدام‌بخش‌ها بهتر است که در پروژه‌های آینده اصلاح شوند.
مدیریت پروژه چه انواعی دارد؟
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانین است که مدیر پروژه به‌طور مداوم آنها را کنترل و به‌روز می‌کند تا بتواند فرایند اجرای بخش‌های مختلف پروژه (که در بالا به آنها اشاره شد) را مدیریت کند. اما خود مدیریت پروژه به حوزه‌ها و شاخه‌های مختلفی تقسیم می‌شود. در ادامه 10 حوزۀ دانش مدیریت پروژه ذکر شده است:
1. مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه
گردآوری همۀ جنبه‌های پروژه و نظارت کلی بر اجزای آن
2. مدیریت محدودۀ پروژه
فراهم آوردن اهداف و الزامات ترکیبی مورد نیاز برای تکمیل پروژه
3. مدیریت زمان پروژه
سنجش اینکه تکمیل پروژه به چه مقدار زمان احتیاج خواهد داشت.
4. مدیریت هزینۀ پروژه
برآورد هزینه‌های مورد نیاز برای انجام پروژه
5. مدیریت کیفیت پروژه
میزان مطابقت خروجی پروژه با استانداردهای تعیین شده برای آن
6. مدیریت منابع انسانی پروژه
تعیین کارمندان و افرادی که قرار است روی پروژه کار کنند و نظارت بر کیفیت کار آنها
7. مدیریت ارتباطات پروژه
فراهم کردن راه‌های ارتباطی افراد دخیل ر پروژه به‌صورت کتبی، گفتاری و…
8. مدیریت ریسک پروژه
شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی چالش‌های احتمالی پروژه و ارائۀ روش‌هایی برای اجتناب از آنها یا به حداقل رساندنشان.
9. مدیریت تدارکات پروژه
تأمین و ارائۀ تمام امکانات و خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه
10. مدیریت ذی‌نفعان پروژه
فراهم کردن زمینه‌های حفظ ارتباط مؤثر با افرادی که بیشترین نقش را در پیشرفت پروژه دارند.
مدیر پروژه چه کارهایی انجام می‌دهد؟
همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، در فرایند مدیریت پروژه، مسئولیت اجرای پروژه به عهدۀ مدیر پروژه است. همۀ موارد مربوط به پروژه مثل محدوده و زمان‌بندی آن، اعضای تیم، چالش‌ها و خطرات احتمالی، بودجه، تقسیم پروژه به بخش‌های مختلف و… در حوزۀ وظایف مدیر پروژه قرار دارد.
مدیران پروژه متخصصانی پرشور و هدفمند هستند که می‌دانند چگونه….
1. با اعضای تیم و کارفرمایان پروژه ارتباط برقرار کنند.
مدیر پروژه باید اهداف پروژه، وظایف و تعهدات هریک از اعضای تیم اجرایی پروژه و انتظارات خودش از آنها را به وضوح برای اعضا توضیح دهد. همچنین وظیفه دارد بازخوردهایی از مسیر و نحوۀ اجرای پروژه را به مدیران خود و کارفرمایان پروژه ارائه کند. اگر مدیر تسلط و دانش کافی برای مدیریت پروژه ها را نداشته باشد، ممکن است پروژه شکست بخورد یا تمامی اهداف تعیین‌شده برای آن محقق نشود.
2. به اعضای تیم انگیزه دهند تا بهترین عملکرد را داشته باشند.
مدیریت پروژه یعنی قرار گرفتن در موقعیت رهبری. جایی که مدیر پروژه ممکن است به‌جای یک تیم، مسئولیت مدیریت چند تیم با شرح وظایف مختلف را به عهده داشته باشد. بخشی از وظایف مدیر پروژه این است که به اعضای تیم پروژه‌ها انگیزه دهد و از آنها بخواهد که بهترینِ خودشان را برای پروژه ارائه کنند.
3. بهترین اقدامات برای دستیابی به بهترین نتایج را تعیین کنند.
برای اجرای درست پروژه، به تصمیم‌گیری‌های زیادی نیاز خواهد بود. بنابراین مدیر پروژه زمانی که قرار است چندین پروژه را به‌طور هم‌زمان مدیریت کند، باید چشم‌انداز بزرگ‌تری داشته باشد. مدیر باید بتواند برای رسیدن به بهترین نتایج در هر پروژه، تصمیمات مهم و بزرگی برای آنها بگیرد. بنابراین کسانی برای موقعیت شغلی مدیریت پروژه مناسب هستند که بتوانند در مواقع ضروری به‌طور منطقی و با قاطعیت تصمیم نهایی را بگیرند.
4. زمان را مدیریت و عملکرد تیمی را تعیین کنند.
مدیر پروژه معمولاً از نرم‌افزارهای مخصوص مدیریت پروژه استفاده می‌کند تا مطمئن شود پروژه ازنظر زمانی در مسیر درستی پیش می‌رود. امروزه سازمان‌های مختلف ترجیح می‌دهند بیشتر فرایندها و فعالیت‌های تجاری خود را وارد فضای آنلاین کنند. بنابراین ضروری است که مدیر پروژه بیش و پیش از آنها بتواند با این تغییرات پیش برود و وارد دنیای فناوری و استفاده از ابزارهای آنلاین بشود.
5. انگیزه‌دهنده و الهام‌بخش باشند.
اگر در یک پروژه همۀ اعضای تیم و کارفرمایان یک چشم‌انداز و هدف نهایی مشترک نداشته باشند، بعید است که پروژه با موفقیت اجرا شود. بخش مهمی از وظایف مدیر پروژه‌ها این است که اهداف پروژه را برای اعضای تیم اجرایی به‌طور شفاف بیان کند و از آنها بخواهد که برای رسیدن به این اهداف هر کاری که می‌توانند انجام دهند. مدیر پروژۀ حرفه‌ای، به‌جای جدا کردن افراد تیم پروژه، آنها را گرد هم می‌آورد و به اهمیت همکاری و کار تیمی کاملاً آگاه است.
6. تیم‌سازی کنند.
مدیر پروژه باید بتواند تیم‌های کارآمد و حرفه‌ای بسازد و از عملکرد مناسب این تیم‌ها نیز اطمینان حاصل کند. اگر تیم‌ها نتوانند به‌صورت هماهنگ با هم کار کنند، ارتباط بین بخش‌های مختلف پروژه با هم قطع می‌شود و بودجه و زمان تحویل پروژه افزایش خواهد یافت. بنابراین مهم‌ترین رکن مدیریت پروژه ساختن تیم‌های کارآمد و هماهنگ برای اجرای پروژه‌هاست.
7. چالش‌ها را تشخیص دهند و برایشان راه‌حل بیابند.
تقریباً پروژه‌ای را نمی‌توان پیدا کرد که مشکلات و چالش‌هایی نداشته باشد. اما در این میان مدیر پروژه باید آرامش خود را حفظ کند، با تغییرات سازگار شود و پروژه را در مسیر موفقیت نگه دارد. مدیر پروژه‌ای که نتواند چالش‌ها مسائل را به درستی مدیریت کند، با تأثیر منفی روی روابط درون پروژه‌ای، اوضاع را بدتر خواهد کرد.
8. تعارضات را حل کند.
نکتۀ مهم در مدیریت پروژه ها این است که در شرایط ایده‌آل هم احتمال ایجاد مشکل و درگیری وجود دارد. مدیر پروژه باید مهارت مذاکره را در خود تقویت کند تا بتواند اختلافات بین اعضای تیم را برطرف و تعادل و آرامش را ایجاد کند.
ادامه دارد…
