چگونه می‌توانیم یک پروپوزال تجاری عالی بنویسیم؟
هر کسب‌وکاری برای رشد باید مطمئن باشد که مشتری‌های خاص خود را دارد. اما این‌طور نیست که همیشه مشتری‌ها بدون اینکه شما کار خاصی انجام داده باشید به سراغتان بیایند و برای انجام دادن کارهایشان به شما پول پرداخت کنند. هر کسب‌وکاری برای فروش محصول یا خدمات خود و جذب پروژههای بیشتر، باید یک فرایند رسمی را طی کند که اولین و مهم‌ترین گام آن نوشتن یک پروپوزال تجاری یا همان طرح پیشنهادی کسب‌وکار است.
پروپوزال‌های تجاری با اهدافی مثل تأمین وام و تسهیلات مورد نیاز، تأمین کمک هزینه‌ها، جذب سرمایه‌گذاری‌های مورد نیاز برای پیشرفت یا بزرگ‌تر کردن شرکت‌ها و همچنین گرفتن پروژههای بیشتر از کارفرمایان مختلف انجام می‌شود.
این مقاله یک راهنمای عملی و گام به گام برای تهیۀ یک پروپوزال تجاری موفق است که به شما کمک می‌کند پروژههای بیشتری را جذب شرکت کنید و به اهداف تجاری‌تان برسید.
اهمیت آشنایی با اصول نگارش پروپوزال تجاری
نوشتن پروپوزال برای کسب‌وکارها معمولاً در ابتدا کاری دشوار و زمان‌بر به نظر می‌رسد و اگر اصول آن را ندانید، به سختی می‌توانید از عهدۀ تهیۀ یک پروپوزال تجاری قابل قبول بربیایید. برای اینکه بتوانید بهترین پروپوزال‌ها را بنویسید، باید با اصول اولیۀ نگارش پروپوزال‌ها آشنا باشید. طرح‌های پیشنهادی کسب‌وکارها انواع مختلفی دارند، اما در تمامی آنها اصول ثابتی نیز رعایت می‌شود که با تسلط بر آنها می‌توانید پروپوزال‌های عالی بنویسید و پروژه‌ها و موقعیت‌های جدیدی را جذب شرکت خودتان بکنید.
پروپوزال تجاری (یا طرح پیشنهادی کسب‌وکار) چیست؟
پروپوزال تجاری یک پیشنهاد رسمی و مکتوب از سوی یک شرکت یا سازمان است که با هدف ارائۀ محصولات یا خدمات به خریداران و مشتریان احتمالی تدوین می‌شود. در پروپوزال‌ها به‌طور معمول کلیاتی دربارۀ کاری که قرار است برای پروژه‌ها و مشتریان انجام شود به همراه قیمت و زمان مورد نیاز برای اتمام پروژه بیان می‌شود. پروپوزال‌ها مهم‌ترین ابزارها برای تجارت‌های حرفه‌ای به شمار می‌آیند.
چه کسب‌وکارهایی و چه زمانی باید پروپوزال تجاری بنویسند؟
به‌طور معمول پروپوزال‌های تجاری برای رسیدن به این اهداف استفاده می‌شوند:
دریافت وام‌‌ها و تسهیلات بانکی
معمولاً زمانی که درخواست وام از یک مؤسسۀ مالی و اعتباری را داشته باشید، باید یک پروپوزال تهیه و در آن به این موارد اشاره کنید:
– جزئیات مبلغ درخواستی
– نحوۀ برنامه‌ریزی برای بازپرداخت وام
– تعیین اینکه اگر وام بازپرداخت نشد، کسب‌وکار شما چه کاری انجام خواهد داد.
شرکت‌های نوپا
شرکت‌هایی که به‌تازگی تأسیس شده‌اند، معمولاً برای پیشرفت و تأمین اعتبارات مورد نیاز خود، باید پروپوزال تجاری بنویسند و در آن به این موارد اشاره کنند:
– برنامه‌های دقیق برای اجرای پروژه‌ها
– بودجۀ شرکت
– اهداف بازاریابی و فروش
پروپوزال تجاری چه انواعی دارد؟
پروپوزال‌های تجاری در یک دسته‌بندی کلی به دو گروه تقسیم می‌شوند: پروپوزال‌های سفارشی و پروپوزال‌های غیرسفارشی. آشنایی با تفاوت‌های ساختاری این دو نوع پروپوزال، برای نوشتن پیشنهادهای تجاری موفق ضروری است.
پروپوزال تجاری سفارشی
این نوع از پروپوزال‌ها درواقع به سفارش افراد یا سازمان‌هایی نوشته می‌شود. در چنین مواقعی سازمان‌ها اسنادی را منتشر می‌کنند که نیازهایشان در آن کاملاً مشخص شده است و از شرکت‌ها می‌خواهند که جزئیات موردنظرشان را در پروپوزال‌ها ثبت و آن را ارسال کنند. پروپوزال‌های سفارشی به سه دستۀ اصلی تقسیم می‌شوند:
درخواست برای ارسال پروپوزال (RFP)
سازمان‌ها زمانی این پروپوزال را درخواست می‌کنند که نیازمندی‌هایی داشته باشند. در چنین مواقعی شرکت‌ها می‌توانند راه‌حل‌های خود را به همراه قیمت پیشنهادی در قالب یک پروپوزال RFP برای سازمان مربوطه ارسال کنند.
دعوت به مناقصه (IFB)
سازمان‌ها زمانی از این پروپوزال استفاده می‌کنند که شرح وظایف و دامنۀ کاری مشخص و از پیش تعریف شده داشته باشند و بخواهند شرکت‌های مختلف برای انجام پروژههای آنان با یکدیگر رقابت کنند. پروپوزالی که شما در چنین مواقعی می‌نویسید، باید نشان دهد که می‌توانید کارهای خواسته شده را با قیمت پیشنهادی خودتان انجام دهید و برتری‌های نسبت به دیگر رقبای حاضر در مناقصه نیز دارید.
درخواست قیمت (RFQ)
این نوع از پروپوزال تجاری زمانی سفارش داده می‌شود که سازمان‌ها به کالا یا خدمات خاصی نیاز داشته باشند و بخواهند فروشندگان بالقوه فقط روی قیمت‌ها با یکدیگر رقابت کنند. در قیمت‌گذاری‌های خودتان به این نکته توجه داشته باشید که در این موقعیت‌ها پروژه به افرادی سپرده می‌شود که کمترین قیمت‌ها را پیشنهاد کرده باشند.
در پروپوزال‌های تجاری سفارشی معمولاً باید به این موارد اشاره کرده باشید:
-چه برنامه‌ای برای پرداختن به موضوع و پیش بردن پروژه دارید.
-جدول زمانی پیش‌بینی شده برای اتمام و تحویل کار
-رزومۀ حرفه‌ای افرادی که قرار است بخشی از کارهای پروژه را انجام بدهند.
-هزینۀ پیشنهادی شما برای انجام پروژه
به جز این موارد، ممکن است کارفرما اطلاعات دیگری نیز درخواست کرده باشد. بنابراین حتماً درخواست ابتدایی پروپوزال را به دقت بخوانید و همۀ موارد خواسته شده را ارائه کنید. آماده کردن یک پروپوزال کامل، شانس شما را برای گرفتن پروژههای مختلف افزایش خواهد داد.
پروپوزال تجاری غیر سفارشی
همان‌طور که از نام این پروپوزال‌ها پیداست، نوشتن آنها به سفارش کسی انجام نمی‌شود و شما به‌صورت داوطلبانه این پروپوزال‌ها را برای سازمان‌های مختلف ارسال می‌کنید. پروپوزال‌های غیر سفارشی می‌تواند ابزاری عالی برای رشد کسب‌وکار شما به حساب بیاید.
از آنجایی که وقتی در مورد خدمات و محصولات خودتان به مشتری‌های احتمالی بدون درخواست خودشان اطلاعاتی می‌دهید، ممکن است بودجه‌ای برای خدمات شما در نظر نگرفته و آمادۀ همکاری نباشند. اما نکتۀ مثبت این کار این است که شما بدون فشارهای رقابتی، در کانون توجه کارفرمایان قرار خواهید گرفت. این پیشنهادها ممکن است همیشه به فروش منجر نشوند، اما به شنیده شدن نام شما و تقویت ارتباطتان با سازمان‌های مرتبط کمک زیادی خواهد کرد.
برای اینکه پروپوزال تجاری غیرسفارشی خوبی بنویسید، تحقیق کنید که آیا سازمان مورد نظرتان راهنمای مشخصی برای ارسال پروپوزال‌ها دارد یا نه. در پروپوزال خود حتماً به مزیت‌های رقابتی شرکت خود و تخصص‌های اعضای تیمتان اشاره کنید.
پروپوزال‌های تجاری چگونه نوشته می‌شوند؟
در ابتدا باید به این مسئله توجه داشته باشید که نمی‌توانید در تمام پروپوزال‌ها از رویکرد ثابتی استفاده کنید. شما پیش از نوشتن پروپوزال تجاری باید شناخت کاملی از نوع سازمان مورد نظر و افرادی که قرار است پیشنهاد شما را بخوانند داشته باشید.
قبل از نوشتن پروپوزال، سعی کنید دربارۀ سازمان مربوطه این سؤالات را از خودتان بکنید:
– آنها برای حل چه مشکلاتی تلاش می‌کنند؟
– اهدافشان چیست؟
– پیشنهاد شما چگونه می‌تواند به حل مشکلات آنها کمک کند؟
به‌طور کلی بهتر است پروپوزال شما به این ترتیب تدوین شده باشد:
- عنوان پروپوزال
- فهرست مطالب
- چکیدۀ گام‌های اجرایی
- بیان مزایای محصولات و خدمات شما برای رفع چالش‌های سازمان
- توضیح دقیق راه‌حل‌های شما برای حل مشکلات سازمان و اینکه چرا باید شما را انتخاب کنند.
- بیان قیمت پیشنهادی برای پروژه به صورت جزئی
- اشاره به شرایط و ضوابط جزئی‌‌تر مانند چگونگی تحویل پروژه، فاکتورها و نحوۀ پرداخت و…
- امضا کردن پروژه و در نظر گرفتن محلی برای امضای کارفرما
نکات ضروری و مهم برای نوشتن پروپوزال‌های تجاری جذاب‌تر
پروپوزال‌ها اسناد مهمی در دنیای تجارت هستند و نوشتن آنها به تلفیقی از علم و هنر نیاز دارد. این درست است که پروپوزال تجاری باید شامل جزئیات حقیقی باشد که ثابت کند شما از عهدۀ انجام کاری مشخص برمی‌آیید، اما در عین حال باید به‌صورت جذابی نوشته شده باشد تا به خوانندگان کمک کند که بفهمند چه چیزی شما را از دیگران متمایز می‌کند.
در ادامه به تکنیک‌هایی اشاره می‌کنیم که به شما کمک خواهد کرد تا بهترین پروپوزال‌ها را بنویسید:
بخش‌های مهم و اصلی را مشخص کنید.
پروپوزال شما باید به گونه‌ای نوشته شده باشد که در یک نگاه کلی، تمام نکات و بخش‌های اصلی آن مشخص باشد.
جملات شما باید ساده و کوتاه باشند.
اگرچه ممکن است وسوسه شوید که دانش خود را با نوشتن جمله‌های پیچیده و عبارات تخصصی نشان دهید، اما توجه کنید که مخاطب شما ممکن است در یک بازۀ زمانی کوتاه چندین پروپوزال را خوانده باشد. زبان ساده و روشن پروپوزال شما می‌تواند ذهن او را برای درک مطالب مهم و توانایی‌های شما آماده کند.
شخصیت شرکت خودتان را پررنگ کنید.
خودتان را به‌جای کارفرما بگذارید. آیا فقط به دنبال خدمات و محصولات خوب می‌گردید، یا ترجیح می‌دهید با کسانی همکاری کنید که حرفه‌ای و قابل اعتماد باشند؟ باید سعی کنید کارفرما را توجیه کنید که امتیازاتی دارید که همکاری با شما را برای آنها سودمند خواهد کرد.
به داده‌های کمی و جذاب اشاره کنید.
کارفرماها می‌خواهند مطمئن شوند که شما دانش و تجارب مناسبی برای انجام پروژۀ آنها دارید و اشاره به داده‌های عددی و آماری می‌تواند این اطمینان را به آنها بدهد. در صورت امکان توضیح دهید که خدمات شما چگونه نرخ بازگشت سرمایۀ مشتریان قبلی‌تان را افزایش داده است.
متن پروپوزال را چندین بار ویرایش کنید.
افرادی که پروپوزل تجاری شما را بررسی می‌کنند، هر کلمه را تجزیه و نقد خواهند کرد. بنابراین اگر متن پیشنهاد شما غلط‌های املایی یا دستوری داشته باشد، غیرحرفه‌ای به نظر خواهید رسید. در صورت نیاز از یک ویراستار متخصص کمک بگیرید تا متن نهایی شما را بررسی و ویرایش کند.
چکیدۀ پروپوزال تجاری چگونه نوشته می‌شود؟
چکیده خلاصه‌ای مختصر و دقیق از نکات مهم و برجسته است و زمانی نوشته می‌شود که کار نگارش پروپوزال به پایان رسیده باشد. از چکیده‌ها معمولاً برای دسترسی آسان و سریع برای پیدا کردن مهم‌ترین اطلاعات استفاده می‌شود.
در نوشتن چکیده حتماً به این نکات توجه کنید:
– مطمئن شوید که چکیده جامع و مانع است و تمام نکات اساسی در آن نوشته شده.
– بهترین حجم برای چکیدۀ پروپوزال تجاری 250 تا 500 کلمه است.
– بهتر است از عنوان‌ها و زیرعنوان‌ها استفاده کنید تا متن خواناتر بشود.
– برای هر مسئله هدف، روش و حداقل دو جمله در توضیح آن بنویسید.
– از بیان کردن کلمه‌هایی مثل «باید»، «می‌تواند» یا «ممکن است» پرهیز کنید. این کلمات ممکن است بیانگر این باشد که شما به رویکردها و توانایی‌های خود اطمینان ندارید.
– به‌طور خلاصه به این اشاره کنید که رویکرد شما چگونه خواهد توانست مشکلات کارفرما را حل کند.
سخن پایانی
نوشتن پروپوزال تجاری کار مهمی است که می‌تواند روند رشد و موفقیت کسب‌وکار شما را سریع‌تر کند. بنابراین اگر شما وظیفۀ فراهم کردن مقدمات رشد و برندینگ یک تجارت هستید، باید با عناصر و تکنیک‌های تدوین پروپوزال‌های تجاری آشنا باشید.
در این مقاله سعی کردیم که انواع پروپوزال‌های تجاری، تفاوت‌ها و شباهت‌هایشان را معرفی و شما را با ساختار کلی پروپوزول تجاری حرفه‌ای و تکنیک‌های نگارش آن آشنا کنیم.
