مدیریت پروژه چیست؟/ بخش دوم
در بخش اول مقاله با تعریف مدیریت پروژه، انواع و اجزای اصلی آن آشنا شدیم و چرخۀ مدیریت پروژه و مراحل آن را شناختیم. همچنین با وظایف مدیر پروژه نیز آشنایی مختصری پیدا کردیم.
با بخش دوم مقاله با ما همراه باشید.
طرح مدیریت پروژه چگونه ایجاد می‌شود؟
طرح پروژه، راهنمای مسیر آن است. در این طرح جزئیاتی مانند اینکه برای پیشرفت پروژه چه کارهایی باید انجام شود و وظایف هریک از اعضای تیم چیست، ذکر خواهد شد. در ادامه ما به 6 گام اصلی برای ایجاد طرح مدیریت پروژه اشاره کرده‌ایم.
1. شناسایی ذی‌نفعان و ملاقات با آنها
این پروژه در نهایت قرار است به چه کسانی سود برساند؟ این افراد را پیدا کنید و دربارۀ آنچه از پروژه می‌خواهند با آنها صحبت کنید. ذی‌نفعان پروژه تمام افرادی هستند که به نحوی در پروژه مشارکت دارند؛ از حامیان پروژه گرفته تا مدیریت سازمان و… . ملاقات با ذی‌نفعان اصلی به مدیر پروژه امکان می‌دهد تا تصمیمات دقیق‌تری دربارۀ دامنه پروژه، بودجه و جدول زمانی آن بگیرد. طرح اولیۀ پروژه شامل این موارد خواهد بود:
- سهامداران
- اهداف
- الزامات و نحوۀ تحویل
- محدودیت‌ها و انتظارات
2. مشخص کردن اهداف پروژه
شما باید اهداف پروژه را لیست و آنها را براساس فوریت یا اهمیتشان رتبه‌بندی کنید. این مرحله در طرح مدیریت پروژه بسیار مهم است؛ زیرا اهداف پروژه تأثیر مستقیمی در چرخۀ عمر پروژه خواهند گذاشت. اهداف به تیم پروژه می‌گویند که:
- روی چه چیزی باید تمرکز کنند.
- منابع را به چه عواملی باید اختصاص دهند.
- فعالیت‌های آنها چگونه روی اهداف وسیع‌تر سازمان اثر خواهد گذاشت.
در هنگام فهرست کردن اهداف پروژه، مهم است که به این دو نکته دربارۀ هر هدف توجه شود:
- قابل اندازه‌گیری بودن
- مرتبط بودن با KPI ها (شاخص های کلیدی عملکرد)
شما باید مطمئن شوید که تمام اهداف پروژه SMART هستند؛ یعنی:
Specific: خاص
Measurable: قابل اندازه‌گیری
Attainable: دست‌یافتنی
Relevant: مرتبط
Time-bound: زمان‌بندی شده
3. مشخص کردن موارد قابل تحویل
موارد و محصولات قابل تحویل درواقع عناصر خروجی مورد نیاز در محدودۀ یک پروژه یا به عبارت دیگر مراحل مورد نیاز برای رسیدن به اهداف پروژه هستند. می‌توانید برای شروع لیستی از وظایف مهم و بزرگ و همچنین وظایف کوجک و محدودتر تهیه کنید. همچنین می‌توانید منابع مورد نیاز برای هر بخش و مدت زمان انجام آن را نیز تعیین کنید. البته نگران زمان‌بندی برای انجام شدن هر بخش نباشید. این کاری است که باید در گام بعدی انجام شود.
4. تعیین برنامه مدیریت پروژه
با در دست داشتن لیست گام سوم، اکنون می‌توانیم برنامه‌های مدیریت پروژه را تعیین کنیم. این برنامه باید مشخص کند که کدام بخش‌ها با یکدیگر ارتباط دارند. همچنین باید بتواند برای انجام شدن تمام بخش‌ها مسیری طراحی کند که همه تا پایان پروژه از آن پیروی کنند.
در این برنامه باید تاریخ شروع و پایان هر کار مشخص باشد، وظایف به‌طور مساوی بین اعضای تیم تقسیم شده باشد و افراد در برابر وظایفی که به عهده داشته‌اند پاسخگو باشند.
5. ارزیابی ریسک و تدوین استراتژی مدیریت آن
خطرات پروژه تمام حوادث پیش‌بینی نشده‌ای هستند که بتوانند پروژه شما را تحت تأثیر قرار دهند. بعضی از این خطرات عبارتند از: فصل‌های شلوغ سال، تعطیلات رسمی، نقص‌های فنی، مرخصی‌های استعلاجی کارمندان و… .
باید توجه داشته باشیم که احتمال ریسک در همۀ پروژه‌ها وجود دارد، اما زمانی که این خطرات را از قبل مشخص کرده باشید، می‌توانید با استراتژی‌های مناسب آنها را مدیریت کنید. از خودتان بپرسید:
- چه اتفاقاتی ممکن است روند پروژۀ شما را مختل کند؟
- چه زمانی ممکن است این اتفاقات بیفتند؟
- احتمال وقوع این اتفاقات چقدر است؟
- این اتفاقات چه تأثیری روی پروژۀ شما خواهند گذاشت؟
- چه حوادثی ممکن است باعث بروز این اتفاقات شوند؟
در مرحلۀ بعد، باید برای مدیریت ریسک استراتژی‌های مناسبی تدوین کنید. برای تدوین یک استراتژی مدیریت ریسک پروژه، باید به این موارد توجه کنید:
تعیین میزان تحمل ریسک
پروژۀ شما قبل از اینکه سهامداران بخواهند آن را کنار بگذارند، تا چه اندازه می‌تواند تحمل ریسک داشته باشد؟ آیا در روند مدیریت پروژه به شما اختیاراتی در حوزۀ مقابله با این چالش‌ها هم داده شده یا برای حل آن باید از مدیران خود کسب اجازه کنید؟
تصمیم‌گیری برای مدیریت خطرهای مشخص
شما باید تصمیم بگیرید که قصد دارید کدام خطرها را مدیریت کنید. توجه به بعضی از خطرات احتمالی فقط زمان و بودجۀ شما را هدر خواهد داد. بنابراین تصمیم بگیرید که کدام خطرها نیاز به اقدام پیشگیرانه دارند.
عوامل محرک پروژه را شناسایی کنید.
به لیست خطرات احتمالی که در جلسات طوفان فکری تهیه کرده‌اید نگاهی بیندازید. تعیین کنید که این خطرات چگونه ممکن است روی کسب‌وکار شما اثر بگذارند و در صورت بروز، چه اقداماتی باید انجام دهید.
یک برنامۀ عملیاتی اجرا کنید.
بررسی کنید که چگونه می‌توان احتمال وقوع ریسک‌ها را کاهش داد یا تأثیر منفی آنها روی پروژه را کم کرد؟ هر کدام از افراد تیم چه وظیفه‌ای برای مقابله با ریسک خواهد داشت؟
6. ارائۀ طرح پروژه به ذی‌نفعان و تعیین نقش آنها
درست است که فرایند پروژه با حضور تمامی ذی‌نفعان آغاز شده، اما لازم است که آنها بار دیگر و زمانی که طرح مدیریت پروژه تکمیل شد، در جریان امور قرار بگیرند. شما باید به آنها توضیح دهید که این طرح پیشنهادی چگونه نیازهایشان را تأمین می‌کند. همچنین باید بتوانید راه‌حل‌های خوبی برای مقابله با خطرات و ریسک‌های احتمالی برای پروژه نیز ارائه کنید.
در این جلسه باید نقش هر کدام از صاحبان و ذی‌نفعان پروژه نیز تعیین شود. آنها چه گزارش‌هایی را خواهند دید؟ چه کسانی قرار است تصمیمات گرفته شده برای اجرای پروژه را تأیید یا رد کنند؟ اعضای تیم اجرایی پروژه چگونه قرار است با آنها در ارتباط باشند؟ شاید بهتر باشد از ابزارهای آنلاین همکاری استفاده کنید که همۀ افراد دخیل در پروژه بتوانند به وضعیت لحظه‌ای پروژه‌ها دسترسی داشته باشند.
مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟
مدیریت پروژه یک ابزار قدرتمند تجاری است که جنبه‌های مختلف یک کسب‌وکار را پوشش می‌دهد. به همین دلیل هم می‌تواند چندین مزیت مهم برای سازمان‌ها داشته باشد.
مدیریت پروژه…
- روش‌ها، دستورالعمل‌ها و روش‌های تکرار پذیری را برای کمک به مدیریت کسب‌وکارها و پروژه‌ها ارائه می‌دهد.
- شانس موفقیت شما را در تحویل به موقع و مؤثر پروژه افزایش می‌دهد.
- به شما کمک می‌کند که مشکلات احتمالی را سریع‌تر و کارآمدتر حل کنید.
- امکان تطبیق پروژه با استراتژی‌های تجاری شما را فراهم می‌کند.
- استفادۀ مؤثر از منابع مختلف شرکت را تضمین می‌کند.
- با تقسیم یک پروژۀ بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر، فرایند اجرای آن را برای شما راحت‌تر خواهد کرد.
- در میان کسانی که درگیر پروژه هستند ارتباطی مؤثر و منسجم ایجاد می‌کند.
- نیازها و خواسته‌های مختلف ذی‌نفعان شرکت را برآورده می‌کند.
- روی مدیریت و کاهش خطرات و عوامل محرک تمرکز می‌کند.
- به افراد کمک می‌کند تا برتری‌های قابل توجهی نسبت به رقبایشان پیدا کنند.
- به افزایش رضایت، وفاداری و حفظ مشتری‌ها کمک می‌کند.
سخن پایانی
طبیعتاً مدیریت پروژه دانشی نیست که به درد همۀ مردم بخورد، اما توانایی و مهارت مدیریت، ابزاری است که صرف نظر از اینکه در چه سازمانی فعالیت کنید، برایتان مفید خواهد بود. مدیران پروژه نقش مهمی در سازمان‌ها و شرکت‌ها به عهده دارند و مسئول نظارت بر روند اجرای پروژه‌های مهمی هستند که موفقیت در آنها حیاتی است. شرکت‌های بزرگ‌تر معمولاً یک جایگاه شغلی خاص برای مدیر پروژه در نظر می‌گیرند، اما شرکت‌های کوچک می‌توانند در صورت نیاز به‌صورت قراردادی با مدیران پروژه همکاری کنند.
