برای شمار کثیری از سازمان‌ها، در سال 2020 تفکر عدم کارایی خانه از میان رفته است. در سال‌های اخیر توجه ویژه ای به دورکاری صورت گرفته، به طوری که بیش از نیمی از نیروی کار ایالات متحده را کارهای از راه دور تشکیل می دهد. یک سوم مدیران بخش استخدام دریافتند که بهره وری دورکاری بسیار بیشتر است و این ثابت می‌کند، مشاغل سرتاسر جهان ترجیح می‌دهد دورکاری انجام دهند. از طرفی دیگر با استفاده از قابلیت های تکنولوژی‌های مدرن، این کار آسانتر و کارآمدتر شده است.
با این حال دورکاری می تواند یک شمشیر دو لبه باشد. یک دفتر کار خانگی ممکن است حواس پرتی همکاران و فضای محیط کار شلوغ را کاهش دهد. البته هنوز مسائل متعددی در خانه وجود دارد که می تواند بهره وری را از بین ببرد. در این مقاله سعی خواهیم کرد برخی از نکات آزمایش شده واقعی را برای افزایش بهره وری در دورکاری ارائه دهیم.
برای خودتان یک فضای کاری تنظیم کنید
هنگامی که در یک ساختمان اداری کار می کنید، فرایند تفکیک زندگی شخصی از محیط کار به راحتی امکان پذیر است. با این وجود هنگام دورکاری باید تعمق بیشتری داشته باشید. اگر برایتان مقدور است در خانه فضایی را تنها به کارهای خودتان اختصاص دهید.
این فضا برای، اعضای خانواده و فرزندان و یا هم خانه شما تا حدی که ممکن است نباید ممنوع باشد. همچنین لازم است به اینترنت وای فای قوی متصل باشید. این امر به ایجاد یک مرز فیزیکی بین کار و زندگی شخصی کمک می کند.
دفتر کار خانگی شما باید دقیقا همان جایی باشد که بیشتر کارهای خود را انجام می دهید. در حالت ایده آل، شما خارج از ساعات کاری از این فضا استفاده نخواهید کرد. با استفاده از این روش می‌توانید تا ساعت مشخص در محیط کاری بمانید و زمانی که ساعات کاری به پایان برسد، از فضای کاری خارج شوید.
به یک روال روزانه پایبند باشید
مشابه دفتر کار خانگی، تنظیم ساعات کاری مشخص به شما در حفظ تمرکز بر کار کمک خواهد کرد. روال های عادی روزانه با ایجاد حس کنترل بیشتر در طول روز، میزان استرس افراد را کاهش داده و در نتیجه بهر وری را افزایش می دهد. در این خصوص دکتر آماندا کاپلان از سیستم سلامت دانشگاه نورث شور برای رعایت یک روال معمول به شما موارد زیر را پیشنهاد می کند:
تصمیم بگیرید که چه چیزی باید در برنامه روزانه شما مدنظر قرار بگیرد.
- برای خودتان اهداف کوچک تعیین کنید
- یک طرح ریزی برای کارهایتان انجام دهید
- با زمان سازگار باشید
- آماده و پاسخگو باشید
- مسائل سرگرم کننده را در نظر بگیرید.
- پیشرفت خود را پیگیری کنید
- به خودتان جایزه بدهید
تعادل بین زندگی شخصی و کار، به خصوص اگر در خانه تمام وقت کار می کنید، بسیار مهم است. از آنجایی که داشتن روال روزانه به حفظ تعادل کمک می‌کند، پیشنهاد می شود به روال روزانه خود متعهد باشید.
انگیزه را در زمان اوج آن کسب کنید: سعی کنید ساعات ابتدایی روز کار خود را شروع کنید
اولین ساعات روز، زمانی است که به طور معمول بیشترین بازدهی را داریم. یک مطالعه دو ساله نشان داد که افراد بیشتر اوقات وظایف خود را حدود ساعت 11 صبح تکمیل می کنند. باید توجه داشت در بقیه ساعات روز بهره وری انجام کار کاهش می یابد.
سعی کنید به محض اتمام برنامه صبحگاهی (صبحانه، دوش، قهوه و …) کارهای خود را شروع کنید. از این ساعات مفید برای مقابله با سخت ترین کارها استفاده کنید و یا یک دسته از کارهای کوچک و آسان را تکمیل نمایید.
از چند وظیفگی خودداری کنید
علی رغم اینکه چند وظیفگی به عنوان یک مهارت تحسین برانگیز شناخته می شود، اما در واقع چند وظیفگی برای بهره وری مضر است. طبق مطالعات مختلف، چند وظیفگی مشکلات زیر را ایجاد می کند:
- ضریب هوشی را به طور موقت پایین آورده و تراکم مواد مغزی را کاهش می دهد.
- دامنه توجه را کاهش می دهد، بر یادگیری تأثیر می گذارد و حافظه فعال را مختل می کند.
- تمرکز و مرکز توجه را کاهش می دهد.
- مانع خلاقیت و نوآوری است.
- به بخشی از مغز که مسئول هوش هیجانی است آسیب می رساند.
- استرس و فرسودگی را افزایش می دهد.
برای افرادی که آگاهی چندانی در این زمینه ندارند، بهترین گزینه تکمیل کار به صورت دسته ای و ایجاد فضای ذهنی برای کارهای عمیق است.
زمان شکسته
زمان شکسته مدتی است که شما زمان کوتاهی را صرف کارها کرده و به سرعت به سراغ کارهای دیگر می روید. این مفهوم بیانگر چند وظیفگی کلاسیک نیست و مانع این است که بتوانید مثمر ثمر باشید. زمان شکسته به شما اجازه نمی دهد تا به اندازه کافی روی یک کار تمرکز کنید تا اشراف کامل بر مسائل مختلف کار داشته باشید.
دسته بندی زمان
طبق گفته فردی که نرم افزار بهره وری دوشنبه را ارائه داده است، دسته بندی زمان “یک سیستم بهره وری است که به افراد کمک می کند در یک دوره زمانی اختصاصی بدون وقفه روی گروهی از کارهای مشابه تمرکز کنند.”
برای کارآیی دسته بندی زمان، کارهای مشابه را به کارهای “کوچک”، “متوسط” و “بزرگ” تقسیم کنید. کارهای کوچک ممکن است حدود 15-30 دقیقه توجه نیاز داشته باشند. کارهایی که حداکثر 2 ساعت طول می کشد در لیست متوسط قرار دارند. در انتها، لیست طولانی شما برای کارهایی است که بیش از 2 ساعت طول می کشند.
زمان تنها عامل موثر بین لیست های کوچک، متوسط و طولانی نیست. در نظر بگیرید که کدام کارها به قدرت مغزی بیشتری نیاز دارند به عنوان مثال، سی دقیقه تحقیق احتمالاً مشابه سی دقیقه پاکسازی صندوق ورودی شما نیست.
پس از انجام دسته بندی، براساس برنامه و تمرکز خود تصمیم بگیرید کدام یک از لیست های کاری شما برای شروع بهتر است. در این خصوص باید به اولویت‌های خود فکر کنید: آیا در آن لحظه بهتر است کارهای کوچک زیادی انجام شود یا روی کارهای بزرگتری که تأثیر بیشتری روی تیم یا سازمان شما دارند کار کنید؟ پس از انتخاب، لیست را رعایت کنید تا انگیزه خود را حفظ نموده و حواس پرتی را به حداقل برسانید.
کار عمیق
اخیراً، مفهوم کار عمیق به لطف کتابی از کال نیوپورت، در راس گفتگوهای بهره وری قرار گرفته است. کار عمیق بر این اصل استوار است که بتواند بر روی کارهای سختی تمرکز کند که نیازمند نیروی مغزی زیاد برای دوره های زمانی مداوم هستند.
کار عمیق مشابه فرایند دسته بندی است. لازم است لیست کارهای خود را به کارهای عمیق و کم عمق تقسیم کنید. تمام کارهای عمیق را به بلوک های 3-4 ساعته تبدیل کنید و عوامل حواس پرتی را از بین ببرید تا بتوانید به درستی وظایف خود را انجام دهید. تب های مرورگر سیستم خود را را ببندید، تلفن خود را در حالت بی صدا قرار دهید، جلسات دیگری برنامه ریزی نکنید و شبکه های اجتماعی خود را نگاه نکنید.
اگر زمان بیان شده زیاد باشد، می توانید کارهای عمیق را به دوره های پایدار کوتاه تری تقسیم کنید. به عنوان مثال، می توانید 50 دقیقه کار کنید، سپس 10 دقیقه استراحت کنید. در عین حال این شما هستید که انتخاب می کنید چگونه از آن استفاده کنید. کار عمیق با اختصاص بلوک های زمانی خاص به کارهای طاقت فرسا، تمرکز را بهبود می بخشد.
استراحت کنید
وقفه ها به اندازه زمانی که صرف کار می کنید برای بهره وری مهم هستند. در حقیقت، یک مطالعه نشان داد که نداشتن استراحت و تعطیلات کافی باعث کاهش بهره وری می شود. محققان دریافتند که به طور متناوب افرادی که استراحت های متعددی دارند میزان بهره وری آن‌ها بیشتر است. ریتم ایده آل کار 52 دقیقه کار و پس از آن 17 دقیقه استراحت است. این چرخه حدود یک ساعتی به دلیل افزایش و سقوط طبیعی فعالیت در مغز ما صورت می‌گیرد.
دور شدن از رایانه و انجام هر کاری که برای تمرکز و انرژی شما لازم است – چه ورزش، صرف وقت با اعضای خانواده یا استراحت ناهار – می تواند و بهره وری شما را افزایش دهد. صرف وقت برای خود، به شما کمک می کند تا در طول روز سالم و بهره ور باشید.
انجام کارهای شخصی را متوقف کنید
مراقبت از کارهای شخصی می تواند هنگام کار در خانه وسوسه انگیز باشد. از این گذشته، ماشین لباسشویی فقط چند قدم فاصله دارد. با این حال، رضایت کوتاه مدت از تکمیل کارهای فوری اغلب در مقابل هزینه بلند مدت اجتناب از کارهای مهم تر ارزش چندانی ندارد.
مجله Consumer Research مطالعه ای در خصوص “اثر فوریت محض” منتشر کرده است. همانطور که محققان بیان داشته اند، “اثر فوریت محض که در این تحقیق به آن اشاره شده، اصل هنجاری تسلط را نقض می کند که باعث انتخاب گزینه های عینی بدتر در مقابل گزینه های عینی بهتر می شود.” به عبارت دیگر، ما همیشه وظیفه ای را انتخاب نمی کنیم که واقعاً برای ما بهتر باشد. استراحت مهم است، اما کارهای شخصی را برای وقت ناهار یا زمانی که کارهای روزانه انجام می دهید، کنار بگذارید. جدا کردن کار از کارهای شخصی باعث می شود ذهن شما در زمان مناسب معطوف به کارها باشد. زمانی که سرکار هستید بر روی کارها و وظایف خود تمرکز کنید و زمانی که در خانه هستید به کارهای شخصی خود رسیدگی کنید.
روز را با بستن برنامه ها و برگه های کاری به پایان برسانید
در پایان روز، انتقال از حالت کار به حالت زندگی در خانه مهم است. اگر لپ تاپ یا رایانه شما برای کارهای شخصی نیز استفاده می شود، هر برنامه و برگه مربوط به کار را ببندید. برای صرفه جویی در کل برنامه های کاری خود می توانید بعداً از ابزارهای بهره وری مانند Toby استفاده کنید.
همچنین می توانید با ذخیره برگه های مورد نیاز برای کارهای روز بعد، از جمله ایمیل، اسناد، گزارش ها، ابزارهای آنلاین و غیره، بهره وری را افزایش دهید. استفاده از ابزارهای بهره وری نه تنها به شما کمک می کند تا هنگام کار در خانه بهره وری خود را حفظ کنید بلکه باعث می‌شود بین کار و زندگی تعادل ایجاد کنید و به نیازهای خود توجه نمایید.
در حالی که از راه دور کار می کنید سالم و پربازده باشید
کار در خانه چالش هایی را برای حفظ تعادل بین زندگی و کار ایجاد می کند، اما دورکاری، سخت و غیرممکن نیست. با استفاده از ابزارها، تکنیک ها و مرزهای مناسب، می توانید فضا و زمان را برای بهره وری مجزا کنید بدون اینکه اجازه دهید کار به زندگی شخصی شما لطمه وارد کند.
از راهنمایی ها متشکرم
امیدوارم بتوانم همکاری خوبی داشته باشم
ممنون ، موفق باشید